Lời nói đầu
Trong giao tiếp hằng ngày, chúng ta cần đến ngôn ngữ. Vậy ngôn ngữ đã đóng một vai trò hết sức quan trọng trong đời sống và việc sử dụng ngôn ngữ như thế nào để cảm hóa lòng người, để đạt được mục đích lại là một vấn đề quan trọng hơn. Ngoài giao tiếp bằng lời thì việc viết thư, qua điện thoại cũng không kém phần quan trọng. Chúng tôi biên dịch cuốn Thực hành viết thư tiếng Anh xoay quanh những mẫu thư thông mai, cảm ơn, đặt phòng ở khách sạn, hẹn gặp, hoàn lại và hủy bỏ cuộc hẹn… Nhằm giúp các bạn có trong tay một cuốn sách khá quý giá để tham khảo và tự tin hơn khi viết một lá thư trong công việc. Sau mỗi phần đều có phần từ vựng và những câu chuẩn để các bạn tham khảo.
Trong quá trình biên dịch dù đã rất cố gắng nhưng chắc hẳn sách không tránh được những sơ sót, ban biên dịch chúng tôi rất mong đón nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của quý bạn đọc để lần tái bản sau, sách được hoàn thiện hơn.
Ban biên dịch.
Một vài lời khuyên
Việc chuyển từ một ngoại ngữ này sang ngoại ngữ khác bao gồm hai bước khác nhau: “giải mã” khi ta nhận được một bức thư của một người nước ngoài (người Anh) gởi và “mã hóa” khi ta biên soạn một lá thư tiếng Anh.
Nhiều người nghĩ rằng đọc một lá thư tiếng nước ngoài thì dễ hơn là viết một lá thư bằng tiếng nước đó, tất nhiên trong việc trao đổi thư từ hằng ngày, có thể các lá thư nhận được không được dịch rõ ràng, một cách đơn giản và dễ hiểu. Tuy vậy, đó chính là cạm bẫy: do đọc quá nhanh, một số lỗi đôi khi có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Vì thế chúng tôi xin có một vài lời khuyên như:
- Đừng vội tra từ điển để dịch văn bản thư từ từng hàng, trước hết hãy đọc toàn bộ lá thư rồi nắm ý.
- Đọc lại văn bản cẩn thận hơn bằng cách xem có liên hệ với các đoạn khác không.
- Khi nghĩa tổng quát được thiết lập, tìm đưa ra các từ hoặc các cụm từ đặt vấn đề:
- cú pháp sử dụng (trường hợp sở hữu, thể bị động, thể tiếp diễn…);
- các thành ngữ thuộc ngôn ngữ riêng không có tương đương với từng chữ;
- các nhóm từ (word clusters) càng ngày càng được sử dụng trong các hành văn hiện đại, các cụm từ này có tính co giãn rất quan trọng nhưng đôi khi cũng có thể gây ra sự nhầm lẫn đối với tiếng nước ngoài.
- Nếu có sự nghi ngờ về nghĩa của một số từ thì cần xem từ điển hoặc ngữ cảnh, một cách tốt hơn là nên hỏi rõ một người Anh. Còn về việc sử dụng từ điển: trước hết nên phân biệt chức năng ngữ pháp của từ ta không biết (có phải là một danh từ, một tính từ hay một động từ không?) và sau đó lựa chọn giữa các phân nghĩa khác nhau, lấy ra nghĩa nào thích hợp nhất với ngữ cảnh của câu.
Phần biên soạn một lá thư tiếng Anh đặt ra nhiều vấn đề hoàn toàn khác nhau: đó là kích hoạt những kiến thức:
- Ngày nay người trao đổi thư từ không mấy quan tâm đến các lỗi văn, chỉ cần thông điệp rõ ràng.
- Vì thế hãy bỏ các thứ mà ta định viết các thành ngữ thuộc ngôn ngữ riêng thường khó diễn đạt, hãy thay thế chúng bằng các lời văn bình thường hằng sáo cho người nước ngoài trao đổi thư tốt và hiểu dễ dàng hơn.
- Tránh các câu quá dài: vì sẽ có nhiều lỗi và thông điệp rắc rối.
- Ngoại trừ các thư được gởi đến cho những người thân thuộc, thì các câu hỏi trực tiếp dường như quá thẳng thừng và cẩn trọng. Người ta sẽ thích một câu hỏi theo lối gián tiếp hơn.
Ví dụ:
Would you let me know when we may expect your visit?
- Trong cùng từ, các qui tắc không dùng hòa với sự tế nhị, như thể phải giữ vị trí của một số từ có thể làm thay đổi âm điệu của một lá thư.
Ví dụ:
Please would you send us your catalogue?
Mang một sắc thái kém lịch sự hơn câu:
Would you please send us your catalogue?
Vì giọng điệu của nó quá nhấn mạnh có thể làm người đọc bực mình.
Dấu chấm (full stop, period)
Dấu chấm được sử dụng để kết thúc các câu viết tắt, để ghi các số thập phân (11.3 = eleven point three).
Dấu phẩy (comma)
Dấu phẩy ghi nhận việc tạm ngưng ngắn gọn trong câu và được dùng để:
- chia một từ hoặc cụm từ dẫn nhập, Ví dụ: Unfortunately, I am obliged to delay my visit.
- phân một loạt từ. Ví dụ: Please complete, sign, and return this document.
- tách một từ trong câu. Ví dụ: Mr Astor, our next-door neighbour, will be glad to hand you the keys when you arrive.
- phân chia các thuật ngữ trong một danh sách hoặc các mệnh đề trong câu;
- ghi nhận sự giải thích.
Dấu phẩy là dấu phải được sử dụng cẩn thận, vị trí của nó trong câu có thể thay đổi tùy theo nghĩa. Ví dụ:
The Unilux Hotel says the official guide is unreliable.
Khách sạn Unilux nói rằng người hướng dẫn viên chính không đáng tin cậy.
The Unilux Hotel, says the official guide, is unreliable.
Theo người hướng dẫn viên chính thức, thì khách sạn Unilux không đáng tin cậy.
Dấu chấm phẩy (semi-colon)
Dấu chấm phẩy ghi nhận việc tạm ngưng trong câu và chia các mệnh đề độc lập có sự liên hệ hợp lý giữa các mệnh đề này. Dấu chấm phẩy càng ngày càng được thay bằng dấu phẩy, nhưng hướng dẫn này để độc lập sử dụng khi cần ngăn gọn hơn.
Dấu hai chấm (colon)
Dấu này đưa vào một danh sách thuật ngữ, giải thích, liền trước câu trích dẫn trong đoạn hoặc câu.
Dấu gạch ngang
Dấu gạch ngang (dash) thường được sử dụng trong tiếng Anh, nó thường thay thế các lời nói thêm; nó được sử dụng để:
- thêm vào một ý ở cuối câu;
- đưa ra một hiệu quả bằng cách ghi nhận việc ngắt ý tưởng.
Dấu ngoặc đơn
Dấu ngoặc đơn (brackets) đưa vào một thông tin phụ không cần thiết trong nghĩa của câu.
Dấu chấm hỏi
Dấu chấm hỏi (question mark) được đặt ở cuối câu hỏi trực tiếp.
Dấu cảm thán
Dấu cảm thán (exclamation mark) chỉ sự ngạc nhiên, niềm vui.
Dấu chấm lửng
Dấu chấm lửng (dots, omission marks) được sử dụng lúc đầu để chỉ câu trích dẫn đã bị bỏ bớt, gần đây, dấu chấm lửng được sử dụng theo cách dụng mới:
- ghi việc ngắt ý tưởng;
- nhấn mạnh phần tiếp theo của câu. Trong cả hai trường hợp trên có thể được thay thế bằng dấu gạch ngang.
Dấu ngoặc kép
Dấu ngoặc kép (quotation marks, quotes, inverted commas, single/ hay double) luôn luôn được dùng bằng các dấu đôi chỉ:
- cách hành văn trực tiếp;
- tên của một cuốn sách, một vở kịch mà ta đề cập;
- một từ hoặc một câu được dùng trong nghĩa đặc biệt.
Trình bày một lá thư tiếng Anh
Giấy và bao thư: một số có khuynh hướng không viết trên giấy có tiêu đề (với tên, địa chỉ, và số điện thoại của người gửi được in ở trên cao của trang), nhưng một lá thư được viết trên một giấy còn nguyên luôn luôn được ưa thích. Chú ý định dạng và màu sắc của giấy: định dạng lớn (A4) nếu đó là một bức thư được gởi đến một cơ quan hoặc đó là một lá thư giao dịch; nên sử dụng màu trắng hoặc kem; định dạng nhỏ hơn khi ta viết cho những người bạn hoặc cha mẹ, màu sắc và sự trang trí trong trường hợp này có thể đáp ứng theo sở thích cá nhân của người gởi. Tất nhiên bao thư phải có chất lượng tốt cùng như phải vừa đủ khả năng để có thể chứa được lá thư được gấp làm bốn hoặc nhiều hơn, hoặc làm hai.
Viết tay hay đánh máy?
Tất cả các thư giao dịch thường được đánh máy, một lá thư viết tay có thể làm người đọc rối gian, nhất là nếu chữ viết khó đọc. Càng ngày người ta càng chấp nhận lá thư mang tính chất cá nhân được đánh máy (nhất là ở Mỹ), nhưng đối với các thông điệp chân buồn hoặc chúc mừng thì cần phải được viết tay để chuyển đến những tình cảm cá nhân của mình.
Trình bày lá thư
- Trên một giấy còn nguyên địa chỉ đầy đủ của người gởi
- đừng quên mã số bưu điện và số điện thoại – được đặt ở trên cao ở bên phải
- ở phần dưới ghi ngày, ngày có thể được ghi theo nhiều cách: 2nd May 1984 – 2 May, 1984 – May 2nd 1984 – May 2 1984. Tránh những con số có thể đưa đến sự hiểu lầm: 2-5-1984 = ngày 2 tháng 5 trong tiếng Anh, nhưng trong tiếng Mỹ là ngày 5 tháng 2.
Các từ viết tắt (Oct., Jan., Nov., …)
Chúng có thể được sử dụng, tuy nhiên trong những thư có tính trang trọng thì các tên tháng cần phải được viết rõ ràng.